ARMAZENAMENTO DE XML DE DOCUMENTOS FISCAIS ELETRÔNICOS: OBRIGAÇÃO DO EMITENTE E DESTINATÁRIO!

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Os Documentos Fiscais Eletrônicos fazem parte da rotina de todas as empresas. Podemos citar: Notas Fiscais Eletrônicas (Nfe), Conhecimentos de Transportes Eletrônico (CTe), Notas Fiscais Eletrônicas de Consumidor Final (NFCe), Notas Fiscais de Serviço (NFSe), entre outros.

A apresentação de XML de Documentos Fiscais Eletrônicos é uma obrigação que pode ser exigida a qualquer momento pelo fisco, e o não cumprimento desta exigência pode trazer sérios problemas ao empreendedor.

A legislação determina que os XMLs precisam ser armazenados eletronicamente por cinco anos tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador.

A empresa pode até armazenar o Documento Gráfico Auxiliar (DANFE, DACTE,etc) impresso ou em arquivo eletrônico, mas isto não a isenta da obrigação de armazenar os XMLs.

O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal que corresponde ao padrão nacional de escrituração fiscal.

Para não colocar em risco seu negócio, entenda quais são as penalidades possíveis por não apresentar a linguagem de marcação correta da sua documentação eletrônica.

PORQUE GUARDAR O XML?

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Em uma transação comercial de compra e venda, não esperamos problemas, com isto, raramente há preocupação em guardar a Nota Fiscal. Sem a Nota Fiscal, a busca pela solução de litígios torna-se mais complicada.

No caso da empresa que efetua a venda e não guarda os arquivos da forma correta, a situação é ainda mais preocupante, afinal, a lei obriga o armazenamento por 5 anos.

MULTA?

A multa pode passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado em uma fiscalização.

COMO GARANTIR O ARMAZENAMENTO EFICAZ?

Sinistros são imprevisíveis e não isentam a empresa da obrigação de estar em ordem com o Fisco. Por isto é importante que a empresa tenha mais de uma fonte de armazenamento dos XMLs. Dentre as opções, citamos:

1 – Backup Diário

Ao emitir os documentos fiscais eletrônicos através dos Sistemas Tek-System, os XMLs são gravados no diretório indicado no Parâmetro de Funcionamento. Neste campo deve ser indicado o caminho completo da rede, de forma que, independente da estação que emite a nota fiscal, todos os XMLs sejam gravados no mesmo diretório. 

Inclua este diretório no seu backup diário, para criar cópia dos XMLs emitidos.

Crie também um diretório para armazenar os XMLs das notas fiscais recebidas, incluindo-o no backup diário.

2 – Armazenamento na nuvem

Outra opção são empresas especializadas em armazenamento de documentos fiscais eletrônicos em DataCenter, que administram o armazenamento dos XMLs emitidos e recebidos para o CNPJ do contratante.

COMO BAIXAR O XML DA NFE?

Se a empresa emite a Nota Fiscal Eletrônica através dos Sistemas Tek-System ou interpreta os XMLs na inclusão das compras, pode utilizar o recurso de Extrair XML, mecanismo útil no envio de XMLs para a contabilidade. 

Também é possível baixar o XML no site da SEFAZ utilizando da Chave de Acesso do Documento Fiscal Eletrônico.

E, por fim, a empresa pode recorrer aos backups e armazenamentos em nuvem, para obter a cópia dos XMLs.